Una cosa es hacer el presupuesto y otra es llevar el control del presupuesto durante el año. Para hacer esto tienes la opción de llevar una contabilidad tradicional o decidirte por llevar ese control mediante hojas de cálculo.
Si prefieres la contabilidad pero no tienes muchas nociones no te asustes porque hay webs donde te van a enseñar a hacer tus primeros apuntes contables. Si prefieres hacerlo con hojas de cálculo en este artículo te voy a explicar como lo hago yo sin entrar en detalles técnicos. Quedándote con la idea de lo que vas a ver seguro que puedes diseñar tus propia herramienta de control del presupuesto.
Todos los años durante el mes de agosto preparo el presupuesto de la “nueva temporada”.
Aunque los presupuestos suelen contemplar el año natural (de enero a diciembre), a mi me gusta tener 2 visiones del presupuesto: una de septiembre a agosto y otra de enero a diciembre.
Lo de tener también la visión de septiembre a agosto es debido a dos razones: por un lado porque uno de los negocios que gestionamos Inma y yo es una academia de repaso que nos quedamos en 2017 y como sabéis los cursos académicos en España empiezan en septiembre. Por otro lado, hasta el año pasado también llevaba las finanzas y el control del presupuesto de un club de baloncesto cuya temporada también comienza en septiembre.
Pero vamos a ver lo que hago.
Utilizo 2 hojas de cálculo para tener el control del presupuesto
Aunque en realidad podría tener todo en una, a mi me gusta llevar el control del presupuesto con 2 hojas de cálculo:
Presupuesto
A su vez contiene una hoja o solapa con el presupuesto, una con el real y la hoja de datos que como verás provienen de los Extractos y alimentan a la hoja de datos reales. Esta hoja de cálculo la renuevas cada año, es decir, cada año creas una nueva donde diseñas tu presupuesto y empiezas a comprobar si lo real va acorde a lo presupuestado.
Echa un vistazo a esta imagen para que te quede más claro. Es un ejemplo de presupuesto con datos ficticios.
Extractos
Contiene una hoja o solapa por cada “caja” donde haces movimientos de dinero: cada una de las cuentas que tienes en bancos, una por cada tarjeta de crédito y una por cada lugar donde tengas dinero en efectivo (tu dinero de bolsillo y el de tu pareja por ejemplo). Además tendrás una hoja de histórico donde se va acumulando el histórico de todas las cajas.
Esto es un ejemplo con datos más o menos reales de una hoja de cálculo de Extractos. Al ser reales están difuminados los conceptos. Fíjate en las hojas de abajo (las solapas o pestañas inferiores).
Hoja de cálculo Presupuesto 2022
En la primera imagen tienes como es la estructura la hoja de cálculo Presupuesto 2022. Como ves contiene 3 hojas o solapas:
Datos 2022
Donde voy pegando los datos que saco de la pestaña histórico de la hoja de cálculo Extractos.
Casa Presupuesto 2022
Donde diseño el presupuesto al principio del periodo. Se anotan los gastos y los ingresos que piensas que vas a tener a lo largo del año. Se van colocando en su fila y columna correspondiente teniendo en cuenta en que mes se van a producir y a qué concepto van a corresponder.
Casa Real 2022
Esta hoja tiene una estructura igual a la del presupuesto pero en las casillas donde va el dinero lo que hay son fórmulas que extraen los datos de la hoja Datos 2022. Aquí es donde vemos como vamos. Dónde y cuando se están produciendo los gastos e ingresos y podemos comparar como vamos con respecto a lo presupuestado.
Hoja de cálculo Extractos
En la segunda imagen tiene la estructura de la hoja de cálculo Extractos. Esta hoja la mantengo todos los años por lo que tiene acumulado todo el histórico de movimientos de las diferentes cajas desde que empecé a utilizarlo. Como ves, para un caso sencillo en que trabajamos con 2 bancos, tenemos una sola tarjeta Visa y manejamos dinero de bolsillo 2 personas, tendríamos 6 hojas o solapas diferentes:
Histórico
Donde de forma automática, mediante fórmulas, van apareciendo los movimientos de las diferentes cajas.
Ban-Gto
Primer banco, en este caso utilizado para domiciliar recibos y acumular gastos ordinarios.
Visa-Juan
Los movimientos de mi tarjeta de crédito. Los tenemos separados porque en Ban-Gto cada mes aparece un solo apunte por el total del gasto de cada mes. En esta pestaña podemos clasificar cada movimiento de la tarjeta.
ING-Nom
Segundo banco. En este caso solo utilizado para cobros, inversiones, fondo de emergencia y transferencias a Ban-Gto.
CajaJR
Donde controlo los diferentes movimientos de mi dinero de bolsillo. Me ayudo de una app llamada “Controlar Gastos” donde anoto los gastos que pago con efectivo (cantidad, fecha y concepto)
CajaInma
Exactamente igual que CajaJR pero con lo movimientos del dinero de bolsillo de Inma.
Cómo rellenar los datos de las hojas de cálculo
Aunque a primer vista parezca complicado, te puedo asegurar que el día a día de estas hojas lleva muy poco trabajo. lo principal es diseñarlas bien con arreglo a tus necesidades. Estos serían los pasos:
- Diseñar tu presupuesto: son los diferentes conceptos de ingresos y gastos que tengo a lo largo del año. Tú debes definir cuales son los tuyos de forma que siempre debes tener algún concepto al que asignar un ingreso o gasto. Si lo haces bien solo necesitarás diseñar la estructura una vez. Luego cada año solo tendrás que hacer una copia del presupuesto de este año, vaciarla de números y poner los nuevos. Yo los conceptos los agrupo de esta forma:
- Ingresos: Nomina, Indemnización, Devolución IRPF, Extra, Bonificaciones, Intereses, Alquileres
- Gastos
- Suministros: Agua, Luz, Gas, Teléfono, Internet y TV, Alarma, Otros suministros
- Casa: Comunidad, Hipoteca, IBI, seguro casa, Mantenimiento casa, Otros gastos casa
- Impuestos: Pago IRPF, Sucesiones, Donaciones, Plusvalía, Otros impuestos
- Seguros Familiares: seguro familiar, seguro vida, seguro salud, Otros seguros familiares
- Vehículo: Préstamo coche, Impuestos Coche, ITV, seguro coche, Combustible, Parking, Mecánico, Otros Gastos Coche
- Hijos: Deporte, Ropa y Calzado, Paga, Tecnología, Libros y material escolar, Extras colegio, Otros gastos hijos
- Salud: Dentista, Médico, Farmacia, Podólogo, Fisio, Otros gastos de salud
- Bancos: Mantenimiento Cuenta, Mantenimiento Tarjeta, Comisión descubierto, Comisión transferencia, Otros gastos banco
- Otros Gastos: Supermercado, Ropa y calzado, Cafés y desayunos, Bebidas y Ocio, Tabaco, Mascotas y Jardín, Electrónica, Libros, Papelería no colegio, Belleza y Perfumería, Muebles y Electrodomésticos, Regalos, Viajes, Donaciones, Deporte y Gimnasio, Otros gastos
- Introducir datos en la hoja de extractos: Cada mes relleno los movimientos de cada una de las cajas haciendo estos pasos:
- Los movimientos de los bancos los exporto del banco a un Excel.
- Limpio el Excel de forma que solo me queden las columnas que necesito: fecha, concepto, importe, saldo.
- Estas columnas que quedan en el Excel son copiar y pegar a la hoja correspondiente de nuestros extractos.
- Las cajas de dinero de bolsillo no queda más remedio que anotarlas a mano pero si los tienes en una app el trabajo es sencillo.
- Tengo dos columnas que no vienen del banco. Una primera que solo tiene el nombre de la caja y una última con una descripción donde solo anoto algo si creo que me va a ser útil para saber más sobre ese gasto o ingreso.
- Clasificar o tipificar cada fila de datos: una vez tengo los datos solo queda asignarles un concepto:
- Ese concepto debe ser uno de los que tenemos en el presupuesto (en mi caso uno de los que tienes arriba, hipoteca, mecánico, etc.) para que “alimente” a la celda correspondiente de la hoja de datos reales del presupuesto.
- Además tengo aquí dos columnas más: una indicando si es gasto o ingreso y otra con el nombre del grupo al que pertenece el concepto. Es decir, que obligatorio sería decir que un gasto es por ejemplo Hipoteca, pero además en esas 2 columnas digo que es Gasto y que pertenece al grupo de gastos Casa.
- Esto no afecta al presupuesto pero me sirve para realizar filtros en la hoja de datos si necesito buscar algo concreto. Además me organizo los datos con una columna que extrae el año del movimiento y otra con el mes.
- Trasladar datos a la hoja de cálculo Presupuesto: ahora ya solo queda copiar y pegar (o vincular si lo prefieres) los datos desde la hoja Histórico de los Extractos, a la hoja Datos 2022 del Presupuesto.
- Los datos mínimos que te aconsejo que te lleves y que por lo tanto tengas organizados para que sea fácil copiar, son: Año, Mes, Importe, Concepto, Descripción, Nombre de Cuenta, Fecha del movimiento y Saldo tras ese movimiento.
- Si todo ha ido bien y las fórmulas son correctas, la hoja “Casa Real 2022” se actualizará automáticamente.
Hazlo como te sea más cómodo pero hazlo
Si te resulta muy lioso esta forma de hacerlo, simplifícalo. Si no entiendes de fórmulas de hojas de cálculo, copia y pega los datos del banco y luego copia y pega a una plantilla con tu presupuesto vacío y compara con la de tu presupuesto real.
Lo importante es que hagas el presupuesto y que controles como va. Conozco casos cercanos de personas que no tienen ni idea de cuanto se gastan en qué cosas. Incluso que no saben si con su negocio ganan o pierden dinero. Son autónomos y utilizan el dinero de su negocio también para su casa y llega un momento en que no pueden distinguir el uno del otro. Y de esta forma es muy difícil saber si tienes que cambiar algo. Cuando se dan cuenta llevan meses perdiendo dinero.
Cualquier duda me dices en los comentarios y en cuanto pueda te la intento solucionar.
Yo soy Juan Ramón Gómez y este es el artículo «Cómo llevar el control del presupuesto de tus finanzas» en Gana Dinero y Tiempo.
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